El Ayuntamiento ya ha iniciado el proceso para el traslado definitivo de todos los fondos del Archivo Municipal a las nuevas dependencias previstas en el Edificio Consistorial, junto a la Biblioteca Lobo.El material suma alrededor de unas 22.000 unidades de instalación (cajas, carpetas o legajos), y las series documentales más antiguas datan del año 1766 y llegan hasta la actualidad.
La concejala de Cultura, María José Foncubierta, que hoy ha supervisado el proceso iniciado el pasado lunes junto al archivero municipal, José Luis López, ha apuntado que ya cuando en la primavera se llevó a cabo el traslado de los servicios municipales al rehabilitado edificio se determinó que el traslado de la documentación del Archivo requería un proceso separado y específico dado el carácter excepcional de los fondos custodiados.
Así, frente a la mudanza de las oficinas y el resto de mobiliario y equipamientos, el de los fondos documentales supone el traslado de un Patrimonio Histórico, original y único, que no esreemplazable y que requería de unas medidas especiales en cuanto a control ymanipulación de este material que evitaran pérdidas o daños en los libros y documentos.
Por este motivo, el Consistorio ha destinado cerca de 29.000 euros a contratar a una empresa especializada que esta semana ha iniciado el traslado del material desde las tres ubicaciones en las que se reparte actualmente: calle Real número 61, el Centro de Congresos Cortes de la Real Isla de León y el depósito existente en el parque Almirante Laulhé.
Antes de esto ya se había elaborado un programa de traslado para facilitar la reubicación de los fondos documentales con criterios archivísticos atendiendo al espacio del que se dispone en el edificio capitular. Del mismo modo, se ha hecho una distinción en las unidades documentales segúnvaya a ser su instalación en los depósitos. Así, se ha diferenciado entre Archivo Histórico (desde 1677 a 1978), Archivo Intermedio (1979-1999) y Archivo Administrativo (a partir del año 2000), con lo quese prevé el traslado de un total aproximado de 22.000 unidades de instalación se desglosan en Archivo Histórico (3.611 cajas de archivo y 2.429 libros), Archivo Intermedio (6.994 cajas de archivo y 371 libros) y Archivo Administrativo (4.525 cajas de archivo y 280 libros).
López ha recordado hoy que, en el caso del Archivo Histórico,se atesoran documentos con casi tres siglos de antigüedad, como es el caso de las series documentales y, más en concreto, de las actas capitulares que se inician en 1766 y que continúan hasta la actualidad “permitiéndonos conocer de forma ininterrumpida la evolución de la vida, de la administración municipal y de la sociedad isleña”. Como ha resaltado, “hay algunos documentos sueltos más antiguos, incluso de 1677, pero con menor valor que las series que permiten conocer patrones”.
Además, hay que recordar que junto a lo anterior hay que trasladar también los fondos documentales custodiados en elCentro de Congresos Cortes de la Real Isla de León son materiales especiales y más sensibles (fotografía y planos). En el anterior mandato se decidió que se conservaban en este espacio porque tenía mejores condiciones para su custodia y vigilancia, y de cara a su conservación y climatización.“Ese fue un avance importante para la dignificación del Archivo, para cuya puesta en valor hemos dado muchos pasos que ahora culminan con su llegada al Edificio Consistorial”, ha añadido Foncubierta.
Finalmente, y junto a la documentación inventariada en el Archivo Municipal, existe un fondo no recepcionadoo catalogado aún que sumaalgo más de 3.700 unidades de instalación.
De esta forma, y dado el volumen de unidades de instalación (cajas, libros y materiales especiales) a trasladar,se ha determinado que esta actuación se desarrolle envarios plazos o fases a fin de evitar una excesiva aglomeración material en los nuevos depósitos y dando margen a su colocación en diferentes espacios y estanterías según las características o la “edad” de los documentos (la clásica distinción ya mencionada de archivo histórico, intermedio y administrativo).
En concreto, el traslado se va a realizar en el plazo total de 90 días y en tres fases que se inician con una primera en la que se hace la mudanza del Archivo Histórico y Archivo Intermedio; otra segunda en la que se centrarán los trabajos en reubicar los materiales especiales ubicados en el Centro de Congresos Cortesde la Real Isla de León, incluyendo el mobiliario en el que se encuentran; finalmente, en la tercera fase será el momento del traslado del Archivo Administrativo y documentación no inventariada.
En todo momento, la recogida de los documentos desde susactuales ubicaciones y la recepción de la misma en la nueva está siendo controlada ysupervisada por personal municipal para cuidar de que en los traslados se eviten pérdidas odeterioros en la documentación.
Reducción del pago de alquileres
La concejala de Cultura ha puesto hoy de relieve que esta actuación “no solo supone responder a la necesidad de ubicar el Archivo Municipal donde le corresponde para su custodia, conservación y consulta, sino que además con este movimientos liberamos espacios por los que estábamos abonando un alquiler, como ocurre con la sede de Calle Real número 61”.
Foncubierta también ha adelantado que, en paralelo a esta mudanza, ya se está tramitando también un contrato para el traslado de los llamados Archivos Intermedios, los que tienen menos consulta, para que una empresa especializada los deposite en una zona de custodia protegida y los digitalice para una consulta más ágil y automática.
En definitiva, como ha apuntado la edil, “ya están aquí los libros de actas capitulares que cuentan el pasado de nuestra ciudad, y seguirán llegando documentos que estarán a disposición de las personas investigadoras y estudiantes”. “Sin duda, contamos con una verdadera joya documental, que se suma a la Biblioteca Lobo”, ha añadido.
En la misma línea se ha expresado el archivero municipal, que ha recalcado que “con este traslado se cumple un deseo de décadas que nos va a permitir contar en el Edificio Consistorial con toda la documentación, ubicada en planta baja y con una sala de consulta apropiada, que es lo que da la razón de ser a un archivo. Además, para mayor atractivo de las personas investigadoras, estudiantes, profesionales de la Historia, los fondos documentales generados por el propio Ayuntamiento se complementan con los de la Biblioteca Lobo”.
